Tällä sivustolla käytetään evästeitä

Tämä sivusto hyödyntää toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä sekä sivuston kehittämisen mahdollistavia tilastointievästeitä. Joidenkin sisältöjen näyttäminen voi lisäksi edellyttää markkinointievästeiden hyväksymistä. Lue lisää käyttämistämme evästeistä.​​​​​​

Tällä sivustolla käytetään evästeitä

Tämä sivusto hyödyntää toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä sekä sivuston kehittämisen mahdollistavia tilastointievästeitä. Joidenkin sisältöjen näyttäminen voi lisäksi edellyttää markkinointievästeiden hyväksymistä. Lue lisää käyttämistämme evästeistä.​​​​​​

Evästeasetuksesi on tallennettu.
Siirry etusivulle

Miten auditointi voi auttaa viestinnän roolin kirkastamisessa?

Julkaistu

Eläketurvakeskuksen viestintäosastolla oli ilo saada palautetta ulkoisen tahon tekemästä auditoinnista, jossa tarkasteltiin erityisesti ulkoista viestintäämme ja myös osastomme resursseja ja organisoitumista.

Auditoinnin taustalla oli toive saada talon ulkopuolisen viestinnän ammattilaisen näkemys, missä mennään: mikä toimii hyvin ja missä olisi parannettavaa, teemmekö työtä strategiasta käsin ja osaammeko mitata tavoitteiden toteutumista. Halusimme myös kuulla, käytämmekö resurssimme järkevästi ja tehokkaasti. Auditointi on hyvä tapa tehdä viestintäosaston työtä ja sen kehityskohteita näkyväksi talon johdolle ja henkilöstölle.

Ulkoinen, alan ammattilaisen tekemä arvio on neutraali ja uskottava. Se antaa kokonaiskuvan ja erityisen tärkeää on linkitys strategiaan. Auditoinnin onnistuminen vaatii kuitenkin tiivistä ja hyvin avointa vuorovaikutusta auditoijien kanssa, jotta heille välittyy todenmukainen tilannekuva. Erilaisia, ristiriitaisiakin mielipiteitä kannattaa nostaa esiin ja käydä keskustelua niiden taustalla vaikuttavista tekijöistä. Auditointi ei siis ole pelkästään erilaisten tuotosten tai dokumentaation tarkastelua, vaan kysymistä, vastaamista ja vuorovaikutusta – kaikkien viestinnän tekijöiden ja johdon kanssa.

Näkemys ulkoisen viestinnän nykytilasta

Asetimme auditoinnin tavoitteiksi strategialähtöisen tarkastelun, jossa muodostettiin näkemys ulkoisen viestinnän nykytilasta, vahvuuksista ja kehityskohteista sekä erityisesti kehittämiskohteiden löytämisestä viestinnän vaikuttavuuden lisäämiseksi. Käytännössä työ koostui seuraavien näkökulmien analyysista:

  • Tavoitteet ja mittarit
  • Resurssit, rakenteet ja prosessit
  • Työn organisointi ja johtaminen
  • Panos, tuotos ja vaikuttavuus

Auditointi toteutettiin pääosin hyödyntämällä meillä jo olemassa olevaa tuoretta tietoa (tutkimuksia, numerodataa, linjauksia ja suunnitelmia). Lisäksi keräsimme auditointia varten tietoa viestintäosaston työpajassa, viestintäosastolle suunnatulla kyselyllä, toimitusjohtajan haastattelulla sekä useammalla tapaamisella auditoijien ja osaston lähijohtajien kesken.

Auditoinnin päätteeksi saimme laajan raportin, jossa oli havaintoja aina talon strategiasta viestinnän suunnitelmien yksityiskohtiin saakka. Näin toivoimmekin – raportin avulla voimme ennen kaikkea kehittää isoja linjoja, mutta toisaalta myös virtaviivaistaa suunnitelmiemme rakenteita ja sisältöjä.

Systemaattinen ote ja erinomainen asiakaspalaute – mutta volyymin sijaan lisää vaikuttavuutta

Myönteistä palautetta saimme ennen kaikkea systemaattisuudesta ja asiakaspalautteen hyvistä arvosanoista. Korjaava palaute koski erityisesti viestinnän sävyjä ja vaikuttavuutta. Tavoitteisiin toivottiin lisää strategisuutta sekä ohjausta rohkeampaan ja vaikuttavampaan viestintään. Auditoijat suosittelivat myös tavoitteiden ja tulosten mittaamisen ulottamista pidemmälle aikajänteelle. Mittaamisen painopistettä tulisi siirtää enemmän vaikuttavuuteen määrän sijasta.

Mielenkiintoinen yksityiskohta oli suositus kriittisten menestystekijöiden (CSF) kirjaamisesta toiminnansuunnittelun yhteydessä. Tätä olemme jo alkaneet harjoitella: mietimme jokaisen tavoitteen yhteydessä, kenen tuki työlle on välttämätöntä, mitkä resurssit ovat pakollisia toteutusta ajatellen tai onko muita tekijöitä, joiden puuttuessa tavoitetta ei voi saavuttaa.

Myös resurssien käyttöä tarkasteltiin, ja auditoijat ehdottivat selkeämpää priorisointia suhteessa strategisiin tavoitteisiin ja tärkeimpiin sidosryhmiin. Tämä edellyttää sidosryhmien asettamista keskinäiseen järjestykseen, joka voi hyvin olla määräaikainen: jonakin vuonna panostamme enemmän tiettyihin kohderyhmiin, jonakin toisena vuonna keskiössä ovat jotkin muut toimijat tai ryhmät.

Suosituksia tuli myös talon sisäiseen yhteistyöhön: lisää yhteistyötä muiden osastojen kanssa, yhteisten prosessien sujuvoittamista ja viestintäosaston työn näkyväksi tekemistä organisaation sisällä.

Miten tästä eteenpäin?

Auditoinnista saatu aineisto on laaja, ja käynnistämme kehitystöitä vähitellen sen avulla. Pieniä asioita on helppo laittaa saman tien kuntoon, kun taas isommissa muutoksissa kannattaa edetä hitaammin ja harkiten. Moni toimenpiteistä on sellaisia, jotka voimme toteuttaa viestintäosastolla omin voimin. Joissakin kohdin tarvitsemme muiden osastojen tukea ja yhteistä kehittämistä. Joitakin palautteita kohdistuu myös organisaatiotason strategiaan, toiminnansuunnitteluun ja mittaamiseen – näitä voimme pohtia johdon kanssa.

Auditoinnista syntyi perusteellinen ja oivaltava paketti ulkoisen viestintämme nykytilasta, jonka tuella on hyvä jatkaa eteenpäin.

Kirjoittaja

  • Tuovi Rautjoki

    Kirjoittaja on ProComin Turun alueverkoston aktiivi ja Eläketurvakeskuksen viestintäjohtaja. Aiemmin hän on työskennellyt viestinnän ja markkinoinnin johtotehtävissä muun muassa Valtiontalouden tarkastusvirastossa, Metsäkeskuksessa ja Vahanen-yhtiöissä.
    linkedin.com/tuovirautjoki

    Lue lisää kirjoittajalta

Sinua saattaisi kiinnostaa myös